Para Marco Santelices, documentar compromisos permite reducir malos entendidos, definir responsabilidades y establecer con claridad qué aporta cada parte; figuras como los memorandos de entendimiento y los contratos ofrecen mecanismos para convertir una conversación comercial en un acuerdo verificable.
Tijuana, Baja California, 8 de septiembre de 2026.— En una negociación empresarial, llegar a un entendimiento es apenas una parte del proceso. El siguiente paso consiste en establecer con precisión qué se acordó, quién será responsable de cada tarea, cuáles serán las aportaciones económicas o de conocimiento y bajo qué condiciones se desarrollará la relación. Para Marco Santelices (Marco Antonio Moreno Gómez Santelices), esa formalización es una de las reglas que más pueden ayudar a evitar conflictos posteriores.
“Si tú no tienes cerrado, facturado, cobrado o firmado un acuerdo, no existe”, afirma Santelices en una reflexión compartida en redes sociales, donde plantea lo que denomina la regla del cierre: llevar al terreno documentado aquello que previamente se habló entre un cliente, un socio o un posible aliado comercial.
La frase resume una experiencia empresarial que el propio Santelices reconoce como aprendida en sus primeros años:
“Yo aprendí a la mala cuando recién empecé. Los acuerdos de palabra se los lleva el viento. Todo siempre bien documentado.”
La recomendación tiene una dimensión práctica. Documentar un acuerdo obliga a las partes a revisar sus expectativas, precisar responsabilidades y detectar diferencias antes de comenzar a ejecutar un proyecto. También permite conservar evidencia de las decisiones tomadas y facilita dar seguimiento a los compromisos.
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La negociación no termina cuando las partes dicen que sí
Una de las dificultades habituales de una negociación empresarial aparece cuando dos personas creen haber llegado al mismo acuerdo, pero cada una interpreta de manera diferente lo que debe suceder después.
Una conversación puede establecer una intención general: desarrollar un proyecto, prestar un servicio, aportar capital, compartir conocimientos, realizar una inversión o trabajar conjuntamente. El problema aparece cuando llega el momento de convertir esa intención en acciones concretas y surgen preguntas que no habían sido resueltas.
¿Quién aporta los recursos? ¿Cuánto tiempo dedicará cada parte? ¿Quién toma las decisiones? ¿Cómo se distribuyen los ingresos? ¿Qué ocurre si una de las partes no cumple? ¿Qué sucede si el proyecto cambia de alcance? ¿Cuándo se realiza el pago? ¿Qué información debe entregarse?
Para Marco Santelices, responder esas preguntas forma parte del cierre:
“Es escribir lo que estás acordando con él, tanto lo que tú quieres como lo que la otra persona quiere.”
El valor de poner esas condiciones por escrito no consiste solamente en producir un documento. El proceso obliga a ordenar la negociación y convertir conceptos generales en obligaciones, fechas, entregables, cantidades o mecanismos de decisión.
La documentación funciona así como una herramienta de gestión. Permite que las personas involucradas tengan una referencia común sobre lo que se decidió y reduce el espacio para interpretaciones posteriores.
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El MOU como herramienta para ordenar una negociación
Entre los instrumentos que menciona Marco Santelices se encuentra el MOU (por sus siglas en inglés, Memorandum of Understanding, o memorándum de entendimiento).
Un MOU puede utilizarse para dejar por escrito los puntos centrales de una colaboración o entendimiento entre dos o más partes. Su alcance jurídico concreto depende de su contenido, de la legislación aplicable y de la forma en que se redacten sus cláusulas; por ello, no debe asumirse que cualquier MOU tiene automáticamente los mismos efectos que un contrato.
La figura, sin embargo, es ampliamente utilizada para formalizar entendimientos. En México existen ejemplos institucionales de memorandos de entendimiento utilizados para establecer objetivos, compromisos y mecanismos de cooperación. La Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales, por ejemplo, publicó el Memorándum de Entendimiento entre México y Estados Unidos para la atención de asuntos de la región Tijuana-San Diego.
La Procuraduría Federal del Consumidor también mantiene un visor público en el que pueden consultarse contratos, convenios y memorandos de entendimiento celebrados con distintas instituciones.
En una negociación privada, la utilidad de un instrumento de este tipo está en definir con claridad el propósito de la relación y los puntos que las partes consideran relevantes. Cuando existen obligaciones jurídicamente vinculantes, pagos, transferencia de derechos, confidencialidad, propiedad intelectual, exclusividad u otras condiciones sensibles, la redacción debe corresponder al tipo de operación y, cuando sea necesario, contar con revisión jurídica.
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Escribir también es negociar
Uno de los puntos más relevantes de la reflexión de Marco Santelices es que la documentación no debería llegar al final del proceso como una formalidad burocrática. Puede formar parte de la propia negociación.
Cuando las partes escriben qué aportará cada una, aparecen con mayor facilidad las diferencias que una conversación informal puede dejar ocultas.
Santelices lo plantea desde la perspectiva de las sociedades comerciales:
“Para que un negocio realmente prolifere, es importantísimo que las dos partes estén conscientes de lo que tienen que poner, tanto de tiempo, económicamente, de conocimiento y cómo se va a repartir al final del día”.
La precisión es determinante cuando un proyecto depende de aportaciones diferentes. Una persona puede aportar capital; otra, experiencia técnica; otra, contactos comerciales; otra, infraestructura o tiempo de operación. Si esas aportaciones no se definen, puede surgir una percepción distinta sobre lo que cada participante considera justo.
La documentación permite establecer esas diferencias antes de que se conviertan en un conflicto.
También ayuda a distinguir entre una expectativa y una obligación. Decir que una persona “apoyará” un proyecto no necesariamente significa lo mismo que establecer que aportará determinada cantidad, durante determinado periodo y bajo determinadas condiciones.
El cierre convierte una conversación abierta en una estructura operativa.
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La importancia de documentar responsabilidades
La formalización de acuerdos también tiene una relación directa con la administración cotidiana de una empresa.
Un negocio puede tener clientes, proveedores, socios, empleados, consultores, inversionistas y aliados comerciales. Cada relación puede generar compromisos diferentes. Si la información queda dispersa entre llamadas, mensajes, correos y conversaciones presenciales, reconstruir posteriormente lo acordado puede resultar complicado.
La documentación crea trazabilidad.
ISO 9001, la norma internacional sobre sistemas de gestión de la calidad, contempla la información documentada como parte del funcionamiento de los procesos de una organización. La norma señala que las organizaciones deben gestionar información documentada en la medida necesaria para apoyar la operación de sus procesos y conservar evidencia de que estos se realizan según lo planeado.
La propia guía de ISO sobre el enfoque basado en procesos señala que las organizaciones deben determinar qué procesos requieren documentación considerando factores como el tamaño de la empresa, la complejidad de sus actividades, la interacción entre procesos y la necesidad de establecer responsabilidades sobre el desempeño.
La idea es aplicable a una escala empresarial mucho más amplia que un sistema formal de calidad: no todo necesita convertirse en un expediente complejo, pero aquello que compromete recursos, responsabilidades o derechos debe poder consultarse posteriormente.
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Un documento no sustituye la confianza
Formalizar un acuerdo tampoco significa que una relación empresarial tenga que construirse desde la desconfianza.
Por el contrario, establecer claramente las condiciones puede ayudar a proteger una relación precisamente porque evita que las partes tengan que depender de la memoria o de interpretaciones personales.
La confianza empresarial no debería descansar únicamente en que dos personas recuerden de la misma manera una conversación ocurrida semanas o meses antes. Un documento permite que ambas consulten el mismo acuerdo y sepan cuáles fueron las condiciones aceptadas.
En operaciones con clientes, además, la claridad contractual puede proteger a ambas partes.
La Ley Federal de Protección al Consumidor establece requisitos para determinados contratos de adhesión, incluyendo información sobre el objeto del contrato, precio, forma de pago, derechos y obligaciones, penas convencionales, garantías y fechas de ejecución, entre otros elementos.
PROFECO mantiene además un Registro Público de Contratos de Adhesión que permite consultar modelos registrados de acuerdo con distintos criterios.
Esto muestra que la documentación contractual no es solamente una práctica empresarial recomendada: en determinadas relaciones y operaciones existen obligaciones legales específicas respecto de la información que debe proporcionarse y la forma en que deben establecerse ciertas condiciones.
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“No existe” como regla práctica, no como regla jurídica absoluta
La frase de Marco Antonio Moreno Gómez Santelices —“si no tienes cerrado, facturado, cobrado o firmado un acuerdo, no existe”— debe entenderse como una regla de disciplina empresarial y no como una afirmación de que todos los acuerdos verbales carecen automáticamente de validez jurídica.
La legislación mexicana contempla distintos supuestos.
El Código Civil Federal establece que los contratos se perfeccionan por el consentimiento, salvo aquellos que deben cumplir una forma establecida por la ley. También reconoce que el consentimiento puede manifestarse verbalmente, por escrito, por medios electrónicos, ópticos o mediante otras tecnologías, excepto cuando la ley o el acuerdo entre las partes exige una manifestación expresa bajo determinadas formalidades.
El Código de Comercio, por su parte, reconoce el uso de medios electrónicos en los actos de comercio y contempla la equivalencia funcional de determinados mensajes de datos respecto de documentos en papel. También establece condiciones para que un mensaje de datos pueda satisfacer requisitos de forma escrita cuando la ley los exige.
La consecuencia empresarial es importante: no todos los acuerdos necesitan necesariamente una hoja de papel con una firma autógrafa para producir efectos, pero sí resulta fundamental identificar qué formalidades exige cada operación y conservar evidencia suficiente de lo acordado.
Por eso, la regla de Santelices adquiere mayor valor cuando se interpreta como una práctica de prevención: aquello que sea importante para el negocio debe quedar suficientemente claro, accesible y documentado.
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Del acuerdo al seguimiento
Cerrar un negocio tampoco significa únicamente conseguir una firma.
Después del acuerdo comienza una segunda etapa: cumplirlo.
Un documento útil debería permitir responder qué debe suceder, quién debe hacerlo, cuándo, bajo qué condiciones y qué evidencia permitirá comprobar que la obligación fue cumplida.
En proyectos con varios participantes, esta estructura puede convertirse en una herramienta de seguimiento. Un acuerdo puede establecer fechas de entrega, etapas, pagos, aportaciones, responsables y mecanismos para modificar las condiciones originales.
La documentación también permite registrar los cambios.
Si una negociación evoluciona, lo recomendable es que las modificaciones queden igualmente asentadas. De otro modo, el documento original puede dejar de representar lo que realmente acordaron las partes y volver a aparecer el mismo problema que se buscaba evitar: distintas versiones de una misma negociación.
La disciplina documental, por tanto, no termina con la firma. Continúa durante la vida del acuerdo.
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Facturar, cobrar y firmar son momentos diferentes
Otro aspecto de la reflexión de Marco Santelices es la enumeración de distintos momentos del cierre: “cerrado, facturado, cobrado o firmado”.
Desde la administración empresarial, cada uno corresponde a una etapa diferente.
Un acuerdo comercial puede haber sido negociado, pero todavía no estar formalizado. Un servicio puede haber sido contratado y aún no facturado. Una factura puede haberse emitido sin que el pago haya sido recibido. Un contrato puede estar firmado y requerir todavía la ejecución de obligaciones.
Confundir estos momentos puede producir una percepción equivocada sobre el estado real de un negocio.
Para una empresa, una venta no necesariamente significa dinero disponible. Del mismo modo, una conversación favorable con un posible cliente no equivale a un contrato celebrado ni a un ingreso recibido.
El principio que atraviesa la reflexión de Santelices es, por ello, el de cerrar cada etapa y poder demostrar en qué punto se encuentra una operación.
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La regla del cierre como disciplina empresarial
La experiencia que Marco Santelices comparte parte de una lección personal, pero puede trasladarse a distintos tamaños de empresa: los negocios necesitan mecanismos para transformar conversaciones en compromisos verificables.
Para un emprendedor que comienza, esto puede significar no aceptar una asociación sin definir las aportaciones y responsabilidades. Para una empresa en crecimiento, puede implicar establecer procesos para contratos, órdenes de compra, facturación, cobranza y modificaciones. Para una organización con varios socios, puede representar una herramienta para mantener claridad sobre las decisiones.
En todos los casos aparece una misma pregunta: ¿qué quedó realmente acordado?
La respuesta debería encontrarse en un documento, contrato, correo, mensaje de datos u otro mecanismo adecuado a la naturaleza de la operación y a las exigencias legales correspondientes.
La documentación también contribuye a preservar conocimiento. ISO señala que la información documentada puede utilizarse para conservar experiencias y facilitar el conocimiento dentro de una organización.
Eso resulta especialmente relevante cuando un negocio crece y las decisiones dejan de depender exclusivamente de su fundador.
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Una regla que empieza antes de firmar
Para Marco Antonio Moreno Gómez Santelices, la regla del cierre parte de una experiencia concreta: los malos entendidos pueden surgir cuando lo hablado no se convierte en un acuerdo claro.
Su recomendación es realista: “Todo siempre bien documentado”.
La frase puede leerse como una regla sencilla de administración, pero detrás existe una práctica más amplia: comunicar con precisión, escribir los compromisos, revisar las condiciones, establecer responsabilidades y conservar evidencia de lo acordado.
En el caso de una organización empresarial como Grupo Marsan, donde distintas actividades y relaciones comerciales requieren coordinación, este principio adquiere relevancia como parte de una cultura de gestión basada en procesos y claridad.
La formalización no elimina todos los riesgos de una negociación. Tampoco sustituye la confianza, la capacidad de ejecución o la asesoría profesional cuando una operación lo requiere. Pero sí reduce un riesgo elemental: que dos personas comiencen un negocio creyendo que acordaron cosas diferentes.
La regla del cierre, en última instancia, no consiste solamente en firmar.
Consiste en asegurarse de que, cuando una conversación termine y comience la ejecución, ambas partes sepan exactamente qué se acordó, qué debe aportar cada una y qué ocurrirá después.
Para Marco Santelices, esa es una de las lecciones que aprendió desde sus primeros años en los negocios. Y la resume en una frase que funciona como principio operativo:
“Los acuerdos de palabra se los lleva el viento. Todo siempre por escrito”.
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